Организация конференций, форумов, семинаров

Успех и эффективность любой конференции – это результат нескольких правильно подобранных слагаемых. Игнорирование или провал в одном из них существенно снижает эффективность мероприятий, вплоть до негативного результата. Ошибочно мнение, что проведение публичных мероприятий прежде всего зависит от бюджета – это не так. Наш опыт проведения мероприятий по различным темам и в разных местах (регионах и странах) позволяет нам говорить о том, что основой эффективной конференции (форума, семинара, круглого стола, выставки) является правильное решение следующих вопросов:

1. Правильная программа мероприятия – это не просто список тем и докладчиков, разнесённые по времени с перебивками на кофе-паузы и обеды. Это логическая последовательность смены тем и различных точек зрения по обсуждаемым вопросам, которая позволит держать внимание аудитории и приведет к необходимым выводам. Это продуманная программа технического сопровождения участников, с целью максимального удобства и комфорта их участия в деловой части и за ее пределами. Не забывайте, что обсуждение вопросов будет продолжаться и за рамками деловой программы, и , порой, эта часть мероприятия бывает не менее важной.

2. Правильное место проведения – очень часто определяет качественный и количественный состав участников. Это определяет статус мероприятия и его уровень. При наличии правильно спозиционированной темы мероприятия, общественным организациям площадки для проведения могут быть предоставлены муниципальными и федеральными органами власти. Не нужно забывать про удобство «транспортного плеча», национальные и политические особенности того или иного региона.

3. Правильный состав спикеров/преподавателей – один из самых сложных моментов организации любого мероприятии. Аудитория верит авторитетным спикерам – и чем выше его статус и полномочия, тем более весомым будет итоговое решение, более глубоким уровень решения обсуждаемых вопросов. Именно поэтому от профессионализма организаторов, их авторитета в глазах приглашаемых спикеров/преподавателей в немалой степени зависит насколько авторитетным будет список выступающих, насколько обязательными к исполнению и полномочными будут принятые решения.

4. Правильный кворум участников мероприятия – в большой степени влияет не только на общую активность аудитории, но и на возможности дальнейшего продвижения принятых участниками мероприятия решений. Формат мероприятия (межотраслевой, межрегиональный, международный и т.д.) определяется прежде всего собранным кворумом участников.

5. Правильное позиционирование и освещение мероприятия – это то, что делается до, во время и после проведения. Это то, что позволит существенно облегчить решение других вопросов организации, позволит избежать ненужных интерпретаций и даст возможность всегда возвращаться к зафиксированным решениям и договоренностям. То, что написано пером, можно вырубить топором – но очень сложно…

6. Правильная программа дальнейших действий – завершив мероприятие и проводив участников, работа по реализации принятых решений только начинается. Об этом надо знать заранее, быть к этому готовым и иметь понятную программу дальнейших действий.

Организация подобных мероприятий - это сложный процесс, требующий иногда нестандартных и оперативных решений. Здесь нет мелочей, но что-то можно предусмотреть заранее. Например,

ОФОРМЛЕНИЕ МЕСТ ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ

КОНФЕРЕНЦ-ПАКЕТЫ ДЛЯ УЧАСТНИКОВ

ОНЛАЙН ТРАНСЛЯЦИЯ МЕРОПРИЯТИЯ

Работы Работы